E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnung im Verein

Das Thema E- Rechnung kommt ab 01.01.2025 auch auf Vereine zu, wenn sie außerhalb ihres ideellen Bereichs tätig sind und damit als Unternehmer gegenüber anderen Unternehmern (also nicht gegenüber Privatpersonen) einen Rechnungsverkehr pflegen, selbst wenn die Vereine dabei unter die Kleinunternehmer fallen. E- Rechnungen sind Rechnungen, die die EN 16931 erfüllen, also standardisierte Rechnungsformate sind und für deren Erstellung und Empfangen es spezielle Software gibt. Keine E-Rechnungen sind dabei solche, die im pdf. Format gefasst sind.

Dabei wird zwischen Empfang von E- Rechnungen und deren Versand unterschieden. Während ab 01.01.2025 ein Empfang von E-Rechnungen zwingend möglich sein muss – dazu reicht der Empfang über eine E-Mail-Adresse aus - , gibt es für den Versand von Rechnungen lange Übergangsfristen. Bis 31.12.2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen verschickt werden, Rechnungen im pdf. Format auch, jedoch nur mit Einwilligung des Empfängers. Ab 01.01.2027 gilt diese Übergangsregelung auch für Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von mehr als EUR 800.000 erzielt haben, Unternehmen, die darunter liegen haben für das zwingende Versenden von E-Rechnungen noch bis zum 31.12.2027 Zeit.

Als kurzes Fazit:

Ab 01.01.2025 wird die E-Rechnung bei Geschäften zwischen zwei im Inland tätigen Unternehmen zur Pflicht. Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, deren Daten normiert sind. Dies vereinfacht die Abrechnungskommunikation der beteiligten Unternehmen und ermöglicht, den gesamten Prozess bis zur Bezahlung ohne Datenkonvertierung durchzuführen. Bei kleineren Vereinen wird es nur selten dazu kommen, dass sie elektronische Rechnungsformate erstellen müssen. Allerdings muss ab 2025 jeder Verein in der Lage sein, die E-Rechnungen einzulesen, zu prüfen und zu archivieren.