Bonpflicht für Vereine

Offene Ladenkassen weiterhin möglich - Bonpflicht bei Registrierkassen

 

Ab 01.01.2020 ist die Kassen-Nachschau zur Prüfung der ordnungsmäßigen Kassenaufzeichnungen auch bei Vereinen Pflicht.

Kassen-Nachschau
Vereine führen häufig eine eigene Vereinsgaststätte oder einen Fan-Artikel-Shop, sie verkaufen Speisen und Getränke während einer Veranstaltung oder sammeln und verwerten Altmaterial etc. Dazu bestehen umfangreiche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten. Haben Vereine dabei auch Kassensysteme im Einsatz, müssen sie bei wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben und Zweckbetrieben auch Kassenaufzeichnungen führen, die der Kassen-Nachschau durch die Finanzverwaltung unterzogen werden können.

Die sog. Kassen-Nachschau durch die Finanzverwaltung wurde bereits zum 01.01.2018 eingeführt und dient der zeitnahen Aufklärung von steuerlichen erheblichen Sachverhalten im Zusammenhang mit der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Der zuständige Amtsträger der Finanzverwaltung darf anlässlich einer Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten des Vereins Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein könnten. Ansprechpartner im Verein ist für die Kassen-Nachschau der (vertretungsberechtigte) Vorstand.

Neuerungen zum 01.01.2020 bei Nutzung von elektronischen Registrierkassen; Meldepflicht
Eine gesetzliche Pflicht, Registrierkassen zu führen, besteht nicht, es können auch weiterhin offene Ladenkassen benutzt werden. Nutzen Vereine jedoch im Rahmen von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben und Zweckbetrieben elektronische Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme, also beispielsweise. Registrierkassen, Waagen mit Registrierfunktion etc., sind sie verpflichtet, die entsprechenden Kassenaufzeichnungen zu führen und die Daten des Kassensystems unveränderbar aufzubewahren. Dabei müssen auch die allgemeinen Anforderungen zur Kassenführung, beispielsweise die Einzelaufzeichnungspflicht, tägliche Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, beachtet und erfüllt werden.

Wird eine Registrierkasse verwendet, ist zu beachten, dass ab 01.01.2020 grundsätzlich nur noch Registrierkassen mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung angeschafft und verwendet werden dürfen. Eine Übergangsfrist gilt für nach dem 25.11.2010 aber vor dem 01.01.2020 angeschaffte Kassen, die eine Datenhaltung/-archivierung ermöglichen und für die eine Nachrüstung bauartbedingt nicht möglich ist, sie dürfen weiter bis 31.12.2022 genutzt werden.

Außerdem besteht zum 01.01.2020 eine Meldepflicht mit amtlichen Vordruck an das örtlich zuständige Finanzamt über die Nutzung/Abschaffung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (Kassensystems). Dies soll künftig online möglich sein. Dann ist die Finanzverwaltung genauestens informiert, wie viele und welche Kassensysteme eingesetzt werden.

Belegausgabepflicht (Bonpflicht)
Ab 01.01.2020 besteht nach dem neuen Kassengesetz weiterhin eine Belegausgabepflicht. Ab diesem Zeitpunkt muss über jeden Geschäftsvorfall ein Beleg ausgestellt werden. Wer also aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss künftig einen Beleg ausstellen. Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch ausgegeben werden. Der Beleg muss im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erstellt werden. Der Kunde muss den Beleg allerdings nicht mitnehmen.

  
Beispiel:
Die Bonpflicht gilt beispielsweise, wenn der Verein eine Vereinsgaststätte führt und dabei ein Kassensystem verwendet. Der Kunde bestellt Getränke und Essen. Der Gast will zahlen. Es muss ein Beleg (Rechnung) ausgestellt werden. Ein Rechnungsdoppel muss in Papierform und/oder digitaler Form für die Dauer der Aufbewahrungsfrist – zehn Jahre – aufbewahrt werden.

Wird demgegenüber z.B. bei einem Vereinsfest eine offene Ladenkasse geführt, besteht keine Pflicht, Belege auszugeben. Dies ändert jedoch nichts daran, dass im Fall der offenen Ladenkasse täglich ein Kassenbericht geführt werden muss, der es ermöglicht, dass die Tageseinnahmen rechnerisch Cent genau ermittelt werden.
Hinweis

 

Hinweis
Die vorstehenden Ausführungen sind lediglich als allgemeine Hinweise zu verstehen und ersetzen nicht die Pflicht des Vorstands, sich im Rahmen einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung zu diesem Thema weitergehend zu informieren, insbesondere auch steuerfachliche Auskünfte einzuholen. Generell gelten für Vereine, die in Rahmen ihres wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs oder Zweckbetriebs elektronische Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme nutzen, jedoch dieselben Kassenbestimmungen wie für Unternehmen, Handwerker oder Einzelhändler auch, einschließlich der dabei zu beachtenden (und bußgeldbewehrten) Bonpflicht.